Slik sikrer du berettigede tilleggskrav i underentreprisen

Varsling og endringer i underentreprisen

Slik sikrer du krav på tillegg, fristforlengelse og kompensasjon

I en underentreprise kan et krav være godt begrunnet, men likevel gå helt eller delvis tapt fordi det ikke er varslet riktig eller tidsnok. Gode varslingsrutiner er derfor en del av prosjektets økonomistyring, ikke bare juridisk formalitet.

Hvorfor er varslingsreglene så strenge?

NS-kontraktene bygger på at partene løpende skal orientere hverandre om forhold som kan påvirke økonomi eller fremdrift. Formålet er at den andre parten skal kunne undersøke forholdet, begrense konsekvensene og beholde kontroll over kostnadene. Derfor må varsler som hovedregel gis skriftlig.

Konsekvensen av for sen varsling kan være preklusjon, det vil si at et ellers berettiget krav går tapt. Enkelte mangler ved spesifisering kan i stedet føre til reduksjon av kravet. Den konkrete virkningen avhenger av hvilken varslingsregel som gjelder.

Varsle alle avvik fra kontraktens forutsetninger

Underentreprenørens pris bygger på kontraktsgrunnlaget og de kjente forutsetningene ved avtaleinngåelsen. Når tilkomst, rekkefølge, prosjekteringsgrunnlag, mengder, arbeidsomfang eller andre premisser avviker, bør forholdet registreres og varsles skriftlig. Et varsel skal først beskrive avviket og deretter angi konsekvenser for vederlag, fremdrift eller begge deler.

Hva betyr «uten ugrunnet opphold»?

Standardene bruker uttrykket «uten ugrunnet opphold». Det kan tas utgangspunkt i at fristen er innen 14 dager, men det representerer bare et utgangspunkt. Det er en «relativ frist» som ut fra spesielle forhold kan være både kortene og lengre enn 14 dagen, men da underbygget med at det foreligger spesielle omstendigheter som avviker fra utgangspunktet. Poenget med en kort frist er at hovedentreprenøren skal ha anledning til å rette på det forholdet som meldes. Derfor må fristen også være kort. Den tryggeste rutinen er å varsle straks prosjektledelsen forstår at et forhold kan gi krav.

Vent ikke på full oversikt. Send først et nøytralt grunnlagsvarsel, og oppdater deretter varselet når konsekvensene kan beregnes.

Et varsel bør dekke tre spørsmål

1. Hva er grunnlaget for å melde avvik. Det skal «uten ugrunnet opphold» beskrive avviket
2. Det må angis hvilken konsekvens avviket kan få i form tilleggsvederlag, fristforlengelse, riggkostnader eller kompensasjon for urasjonell drift
3. Når konsekvensen i merkostnader og forlenger byggetid kan beregnes skal det varsles «uten ugrunnet opphold»

‍

Her må man være klar over at pkt. 1 og 2 over er «preklusivt». Det betyr at manglende angivelse innebærer at et eller berettiget krav kan være tapt.  Pkt. 3 har den betydning at dersom et krav ikke er spesifisert i tide kan det gi grunnlag for en reduksjon av det kravet som eller vill være berettiget.

Bruk gjerne et fast nummer på hver endringsmelding. Senere av samme forhold sendes som reviderte versjoner med samme endringsnummer, slik at dokumentasjonen blir sammenhengende.

Typiske situasjoner som krever varsel

Manglende tilkomst eller medvirkning

Hvis underentreprenøren ikke får tilgang til arbeidsområdet, mangler nødvendig prosjekteringsgrunnlag eller på annen måte hindres av forhold hovedentreprenøren svarer for, bør varsel sendes straks. Hovedentreprenøren må få en reell mulighet til å avhjelpe situasjonen.

Arbeid uten kontraktspost og irregulære endringsordre

I en utførelsesunderentreprise kan en nødvendig ytelse uten kontraktspost utløse behov for varsel om tillegg. I en totalunderentreprise kan funksjonsansvaret gi et annet utgangspunkt. Dersom endringen kreves av andre enn kontraktens kontaktperson, bør underentreprenøren varsle hovedentreprenøren og be om skriftlig avklaring. Dersom det er en tilleggsbestilling eller en endringsbestilling, må totalunderentreprenøren varsle om dette.

Fristforlengelse

Et tillegg eller en endring vil normalt også kunne påvirke byggetiden. Krav om fristforlengelse må varsles selv om antall dager fristforlengelse ennå ikke kan beregnes. Når konsekvensen er tilstrekkelig klar, skal underentreprenøren spesifisere antall dager som kreves som fristforlengelse som følge av endringen eller tillegget. Dersom forlenget byggetid også medfører økte riggkostnader eller andre merkostnader, må disse økonomiske konsekvensene varsles særskilt. Se her skjema for varslinger som finnes på www.proffentreprise.no.

Urasjonell drift og endret ressursbruk

Endret rekkefølge, oppstykket arbeid, ventetid eller gjentatt opp- og nedbemanning kan gjøre produksjonen dyrere. Kravet bør knyttes til avviket fra underentreprenørens dokumenterte referanseplan. Det bør fremgå hvilke aktiviteter som er påvirket, hva som var planlagt, hva som faktisk skjedde og hvilke kostnadskonsekvenser som forventes.

Forsering

Underentreprenøren bør ikke øke bemanningen eller arbeide utvidet tid bare på grunnlag av et uformelt ønske fra sin oppdragsgiver. Et pålegg om forsering bør være skriftlig og komme fra kontraktens rette representant. Da plikter underentreprenøren å forsere innen rimelighetens grenser.

Dersom imidlertid underentreprenøren får avslag på et ellers berettiget krav om forsering, har underentreprenøren rett til å iverksette forsering uten plikt til å iverksette forsering. Velger han ikke å iverksette forsering må det varsle, men underentreprenøren må vite at hans rett til å kreve forseringskostander er begrenset til 135 % av den dagmulkten han sparer inn ved å forsere. Dersom det gis et pålegg om forsering gjelder ikke denne grensen – da er det bare forseringskostnader «innen rimelige grenser».

Regningsarbeid

Når et arbeid ikke kan prises etter kontraktens enhetspriser og skal utføres som regningsarbeider. Etter NS-kontraktene skal iverksettelse av regningsarbeides varsles før de iverksettes. Slik varling kan ha betydning for størrelsen på kravet om regningsarbeider. Timer, materialer og andre kostnader må dokumenteres fortløpende og rapporteres med den hyppigheten kontrakten krever. I alle NS-kontraktes forutsettes det at rapportering av medgåtte timer og materialer fortas hver uke, og at innsigelser som ikke er mottatt innen 14 dager er å anse som akseptert. Da skal disse legges til grunn i et sluttoppgjør som uomtvistet.

Hovedentreprenørens svarplikt

Når underentreprenøren varsler et krav, må hovedentreprenøren normalt fremme innsigelser «uten ugrunnet opphold». En avvisning av underentreprenørens krav skal være konkret og begrunnet. Det er ikke tilstrekkelig bare å skrive at kravet ikke aksepteres. Innsigelsen bør angi om grunnlaget bestrides, om varselet hevdes å være for sent, og om kravets størrelse bestrides.

Dersom hovedentreprenøren først senere hevder at varselet var for sent, kan underentreprenøren ha plikt til å reagere på at innsigelsen selv er fremsatt for sent. Denne reaksjonen omtales ofte som å «kontre», jf. NS 8415 pkt. 8,2 og NS 8417 pkt. 5. Uten slik «kontring» kan ikke underentreprenøren i sluttoppgjøret få medhold i at avvisning av tilleggskravet er kommet for sent.

Spesifiser konsekvensene så snart de kan beregnes

Det første varselet sikrer at forholdet er meldt. Deretter må underentreprenøren konkretisere kravet. For vederlagskrav bør beregningen eller et forsvarlig estimat sendes så snart det foreligger. For fristforlengelse må antall dager fristforlengelse angis. Først når antall dager fristforlengelse er angitt blir hovedentreprenørens svarplikt utløst. Om hovedentreprenøren da ikke kommer med innsigelser innen svarfristen skal det legges til grunn at fristforlengelsen er akseptert i sluttoppgjøret.

Anbefalt varslingsrutine

• Registrer avvik samme dag som det oppdages.
• Gi avviket et unikt endringsnummer.
• Send skriftlig grunnlagsvarsel straks, uten å vente på full kostnadsoversikt.
• Varsle både tid og penger når begge konsekvenser kan oppstå.
• Knytt varselet til kontraktsgrunnlaget og den opprinnelige fremdriftsplanen.
• Oppdater konsekvensen med estimat, dokumentasjon og senere endelig beregning.
• Følg opp manglende eller uklare svar skriftlig.
• Kontre straks dersom en innsigelse hevdes å være fremsatt for sent.
• Oppbevar varsel, svar, timelister, bilder og møtereferater samlet.

Kort oppsummert

Varsling skal gjøre konsekvensene synlige mens prosjektet fortsatt kan styres. Den beste praksisen er å varsle tidlig, nøkternt og skriftlig, og deretter oppdatere kravet systematisk. Det reduserer både tap av krav og unødvendige sluttoppgjørstvister.

Underentreprisen før oppstart

Slik får du kontroll på kontrakten, fremdriften og de viktigste risikoklausulene

Den viktigste risikostyringen i en underentreprise skjer før arbeidene starter. Kontraktsdokumentene, protokollen fra avklaringsmøtet og den første fremdriftsplanen kan få avgjørende betydning for hvem som bærer kostnadene når prosjektet endrer seg.

NS 8415 eller NS 8417: Avklar hvilken ytelse du faktisk har priset

En underentreprise inngås ofte etter NS 8415 eller NS 8417. Ved NS 8415 er hovedpoenget at underentreprenøren skal utføre den beskrevne ytelsen. Ved NS 8417 har totalunderentreprenøren i tillegg ansvar for prosjektering og for at ytelsen oppfyller kontraktens funksjonskrav. Forskjellen påvirker blant annet risikoen for mangler i beskrivelsen og poster som ikke er tatt med i prisgrunnlaget.

Praktisk råd: Les kontrakten med utgangspunkt i hvilken risiko prisen bygger på. En lav pris hjelper lite dersom kontrakten samtidig flytter vesentlig prosjekterings-, fremdrifts- eller skaderisiko over på underentreprenøren.

Kontraktsdokumentene må leses i riktig rekkefølge

Prisforespørselen vil normalt være en del av kontraktsgrunnlaget. Opplysninger og forutsetninger i forespørselen gjelder likevel bare så langt de ikke fravikes av dokumenter med høyere rang i kontraktsrekkefølgen. Det samme gjelder underentreprenørens egne forbehold og forutsetninger.

Større hovedentreprenører bruker ofte administrative bestemmelser og egne kontraktsbestemmelser. Administrative bestemmelser bør primært beskrive prosjektets rutiner og praktiske forhold. Særlige eller generelle kontraktsbestemmelser kan derimot utvide underentreprenørens ansvar sammenlignet med standardens utgangspunkt. Slike avvik må identifiseres før signering.

Se særlig etter formuleringer om skader før overtakelse

En klausul om at «UE/TUE har ansvaret for skader frem til gjennomført overtakelse» kan gi et langt videre ansvar enn det som ellers følger av standardkontrakten. Formuleringen kan bli forstått slik at underentreprenøren bærer risiko også for skader som andre aktører påfører arbeidene. Dersom dette ikke er tilsiktet, bør ansvaret begrenses og presiseres i kontrakten eller avklaringsprotokollen.

Avklaringsmøtet må ende i en presis protokoll

Muntlige avklaringer er vanskelige å håndheve dersom de ikke tas inn i kontraktsdokumentene. Enkelte protokoller sier uttrykkelig at forbehold i tilbudet bare gjelder dersom de gjentas i protokollen. Underentreprenøren bør i slike tilfeller kontrollere at alle prisforutsetninger, avgrensninger, fremdriftsforutsetninger og avtalte endringer er gjengitt korrekt i protokollen før kontrakten signeres.

Sjekk før signering: Er alle forbehold gjentatt? Er uklare poster avklart? Er det samsvar mellom tilbudet, protokollen og kontraktsrekkefølgen?

Bankgaranti: Vurder konkursrisikoen begge veier

Underentreprenøren bør vurdere nøye om det er forsvarlig å akseptere at hovedentreprenøren ikke stiller garanti. Dersom hovedentreprenøren får betalingsproblemer eller går konkurs, kan et betydelig utestående krav få alvorlige følger for underentreprenørens likviditet. Garantien er nettopp ment å redusere risikoen for at én konkurs trekker flere aktører med seg.

Fremdriftsplanen er underentreprenørens viktigste bevis

Pris og bemanning bygger på de forutsetningene som var kjent da kontrakten ble inngått. Oppstart, tilkomst, rekkefølge og byggetid kan imidlertid være endret når arbeidene faktisk skal utføres. Underentreprenørens egen fremdriftsplan dokumenterer hva som var planlagt på grunnlag av de kjente premissene.

Etter kontrakten skal det legges til grunn at underentreprenøren skal fremlegge sin fremdriftsplan – basert på det som er kjent ved kontraktsignering - innen seks uker etter kontraktsinngåelsen ved NS 8415 og innen fire uker ved NS 8417. Planen bør vise oppstart for de enkelte aktivitetene, planlagt ressursbruk i ulike perioder, rekkefølge, avhengigheter og forventede ferdigdatoer. 

Hvis hovedentreprenørens plan kan brukes

Dersom hovedentreprenørens plan gir et dekkende bilde av underentreprenørens egen plan, bør underentreprenøren innen den aktuelle fristensende en e-post om at oppdragsgivers fremdriftsplan med dato skal legges til grunn som underentreprenørens fremdriftsplan iht, NS 8415 pkt. 18.1 eventuelt NS 8417 pkt. 21.2. 

Når planen revideres

En revidert plan kan være nødvendig for å koordinere prosjektet. Aksept av planen vil likevel ikke være et frafall av krav på berettigede krav om fristforlengelse eller merkostnader. Aksepten er bare en bekreftelse på at underentreprenøren vil kunne jobbe etter den reviderte fremdriften. Underentreprenøren må vurdere konsekvensene av endringen og varsle særskilt om tid og penger. En ny sluttdato i en fremdriftsplan flytter heller ikke dagmulktsbelagt kontraktsfrist. Det bør fremgå uttrykkelig dersom den bindende sluttfristen i en revidert fremdriftsplan skal endres.

Delfrist er ikke uten videre en dagmulktsfrist

Det må skilles mellom koordinerende delfrister i fremdriftsplanen og dagmulktsbelagte delfrister i kontrakten. Hvis hovedentreprenøren ønsker forsering for å nå en planlagt delfrist, bør pålegget komme skriftlig fra rette kontraktsrepresentant. Ved en kontraktsfestet dagmulktsfrist bør oppnådd delfrist dokumenteres skriftlig, eventuelt gjennom registreringsforretning.

Lønns- og prisstigning må avklares uttrykkelig (LPS)

Kontrakten bør angi om, og hvordan, lønns- og prisstigning LPS skal reguleres. Kontrakten gir rett til indeksregulering etter NS 3405 og SSBs indeks «Boligblokk, i alt» med mindre annet er avtalt. Selv om det ikke er avtalt indeksregulering i kontraktsperioden, vil underentreprenøren likevel være berettiget til indeksregulering dersom sluttfristen flyttes. Da skal det foretas indeksregulering fra avtalt sluttfrist til faktisk utførelse. Skyldes utsatt avslutning underentreprenøren selv, har han fortsatt rett på dagmulkt, men da bare 50 % av det han ellers ville vært berettiget til.

Indeksen utgangpunkt i indeksen på det tidspunktet underentreprenøren sender sitt tilbud, og faktureres hver måned etter utført produksjon relevante måned.

Back-to-back må ikke bli en blankofullmakt

En back-to-back-klausul tar gjerne sikte på at underentreprenøren ikke skal få bedre rett til betaling enn hovedentreprenøren har mot byggherren. Klausulen bør avgrenses. Underentreprenørens krav bør ikke uten videre falle bort fordi hovedentreprenøren har varslet for sent, unnlatt å følge opp kravet, eller fordi byggherren bestrider et krav uten tilstrekkelig grunnlag. Bestillinger som hovedentreprenøren selv har gitt, bør også håndteres uttrykkelig.

Sjekkliste før oppstart

• Avklar om kontrakten bygger på NS 8415 eller NS 8417, og identifiser avvik fra standarden.
• Kontroller kontraktsrekkefølgen og at tilbudets forbehold er bevart.
• Les administrative og særlige kontraktsbestemmelser grundig.
• Avklar risikoen for skade på egne arbeider før overtakelse.
• Vurder krav om garanti fra hovedentreprenøren.
• Fastsett en tydelig referanseplan for fremdriften innen kontraktens frist.
• Avklar LPS, indeksvalg, basismåned og beregningsmåte.
• Begrens og presiser eventuelle back-to-back-klausuler.

Kort oppsummert

En god underentreprise starter med et ryddig kontraktsgrunnlag og en dokumentert plan. Jo tydeligere partene avklarer ansvar, forutsetninger og fremdrift før oppstart, desto enklere blir det å håndtere endringer underveis.